Co realnie da się zautomatyzować w ofertowaniu?
Ofertowanie składa się z kilku etapów i nie wszystkie wymagają człowieka. Maszyna dobrze radzi sobie z pracą powtarzalną: zamianą opisu zapytania na konkretne pozycje katalogowe, naliczaniem rabatu grupy klienta wg reguł, liczeniem marży, sprawdzaniem dostępności i wygenerowaniem PDF.
Człowiek zostaje tam, gdzie potrzebny jest osąd: decyzja o zamienniku przy niedostępnej pozycji, negocjacja warunków, akceptacja oferty przed wysyłką. Dobra automatyzacja to taki podział: system przygotowuje szkic, handlowiec akceptuje lub poprawia. To skraca czas reakcji bez utraty kontroli.
Od czego zacząć — jak przygotować katalog?
Automatyzacja jest tak dobra, jak dane, na których pracuje. Fundament to uporządkowany katalog: nazwy, indeksy producenta, kategorie i parametry techniczne (np. DN/PN dla armatury, przekrój dla kabli, gatunek dla stali). Im więcej parametrów kanonicznych, tym lepsze dopasowanie pozycji z opisu.
Praktyczne kroki na start:
- Zaimportuj cenniki producentów (często PDF) do jednej bazy — z indeksami i cenami zakupu.
- Ujednolić kategorie i dodaj parametry kanoniczne najważniejszych grup towarowych.
- Spisz reguły rabatowe: które grupy klientów, jaki rabat na producenta/kategorię/nazwę.
- Zdefiniuj tryb wyceny per produkt — rabat czy marża — i domyślne marże dla pozycji „na zapytanie”.
Jak działa dopasowanie pozycji z języka naturalnego?
Sercem automatyzacji jest zamiana opisu („kolano 90 stopni fi 50 nierdzewka, 20 sztuk”) na konkretną pozycję katalogową. Robi się to dwuetapowo: najpierw prefiltr kandydatów rozmytym dopasowaniem (odpornym na fleksję, literówki i diakrytyki, z premią za trafiony indeks producenta), potem wybór najlepszego dopasowania.
Dzięki temu klient nie musi znać symboli katalogowych, a system i tak trafia w odpowiednią pozycję — także gdy zapytanie przyszło zwykłym mailem. Ceny przy tym liczone są w kodzie (rabat, marża), a nie „zgadywane” — to ważne, bo automat nie ma prawa pomylić się w cenie.
Jak zautomatyzować pozycje „na zapytanie” (pętla RFQ)?
Część pozycji nie ma stałej ceny w katalogu — trzeba ją uzyskać od producenta. To najbardziej „rozjeżdżający się” etap w ręcznym procesie: handlowiec wysyła maile, czeka, zapomina, do kogo pisał. Automatyzacja domyka to w pętli RFQ: system wysyła zapytanie cenowe, producent podaje cenę zakupu przez prosty portal, a system nalicza marżę i wstawia gotową cenę do oferty.
Tak działa OferIQ: zapytanie z maila lub formularza → szkic oferty z dopasowanymi pozycjami → pętla RFQ dla pozycji „na zapytanie” → gotowy PDF z numerem sprawy. Całość pod kontrolą handlowca, który akceptuje przed wysłaniem. Jeśli prowadzisz dystrybucję np. w elektryce i automatyce (/branze/elektryka-automatyka), zobacz produkt (/produkt) i porównanie z arkuszem (/porownania/oferiq-vs-excel).