Czym jest RFQ i kiedy go używać?
RFQ (Request for Quotation) w kontekście zakupowym to zapytanie cenowe wysyłane do dostawcy lub producenta o cenę zakupu konkretnej pozycji. Używasz go, gdy pozycja nie ma stałej ceny w Twoim katalogu — bo jest niestandardowa, robiona pod zamówienie albo cena zmienia się zbyt często, by trzymać ją w cenniku (jak w stali).
RFQ to fundament wyceny pozycji „na zapytanie”: dopiero po otrzymaniu ceny zakupu możesz naliczyć marżę i podać klientowi cenę oferty. Dlatego sprawność procesu RFQ wprost przekłada się na czas, w jakim odsyłasz ofertę.
Jak sformułować zapytanie cenowe, żeby dostać szybką odpowiedź?
Producent odpowiada szybciej na zapytanie, które da się wycenić bez dopytywania. Dobre RFQ zawiera:
- Jednoznaczny opis pozycji — indeks producenta jeśli znasz, w przeciwnym razie pełne parametry (DN/PN, materiał, wymiar, norma).
- Ilość i jednostkę — cena zależy od wolumenu, więc bez ilości dostaniesz „to zależy”.
- Oczekiwany termin dostawy — żeby producent od razu powiedział, czy zdąży.
- Termin Twojej odpowiedzi — „proszę o cenę do [data]”, bo Ty też masz termin wobec klienta.
- Kontekst — czy to jednorazowo, czy zapowiedź powtarzalnych zamówień (wpływa na cenę).
Jak pilnować wielu RFQ naraz, żeby nic nie zginęło?
Główny ból przy wielu dostawcach to nie samo pisanie zapytań, tylko ich pilnowanie. Przy kilkunastu otwartych RFQ ręcznie łatwo zapomnieć, kto już odpowiedział, a kogo trzeba ponaglić — i oferta utyka, bo brakuje jednej ceny zakupu.
Sprawny proces wymaga, żeby każde RFQ miało status (wysłane / czekam / wycenione), było powiązane z konkretną pozycją i sprawą, oraz przypominało o sobie, gdy mija termin. Ręcznie da się to ogarnąć w arkuszu przy kilku zapytaniach; przy kilkunastu dziennie potrzebujesz systemu, który prowadzi pętlę za Ciebie.
Jak domknąć cenę zakupu w ofercie?
Ostatni krok to zamiana ceny zakupu na cenę oferty: po otrzymaniu ceny od producenta naliczasz marżę (wg trybu per produkt) i wstawiasz gotową pozycję do szkicu. Tu najczęściej „wycieka” marża — gdy cena zakupu spłynęła z opóźnieniem, a pozycja została w ofercie ze starą lub zerową marżą.
OferIQ prowadzi tę pętlę end-to-end: dla pozycji „na zapytanie” wysyła zapytanie cenowe, producent podaje cenę zakupu przez portal producenta (/wycena/:token), a system nalicza marżę i wstawia cenę do oferty — wszystko spięte numerem sprawy (ref_code). Dzięki temu żadne RFQ nie ginie, a marża nie zależy od tego, czy ktoś pamiętał wrócić do maila. Zobacz, jak to wygląda na stronie produktu (/produkt), szczególnie przy branżach o zmiennych cenach jak stal i hutnictwo (/branze/stal-hutnictwo).