Co oznacza „odpowiedzieć na RFQ” w praktyce hurtowni?
RFQ (Request for Quotation) po stronie sprzedawcy to zapytanie ofertowe od klienta: lista pozycji (czasem opisowa, czasem z indeksami) plus termin, dostawa i warunki. „Odpowiedzieć” nie znaczy odpisać „dziękuję, wycenimy” — znaczy odesłać ofertę handlową z cenami, dostępnością i terminem ważności.
W hurtowni technicznej ta odpowiedź to zwykle: dopasowanie opisów do katalogu, dobór zamienników, naliczenie rabatu grupy, sprawdzenie magazynu i — przy pozycjach „na zapytanie” — szybkie zapytanie cenowe do producenta. Im mniej z tych kroków robisz ręcznie, tym częściej oferta wychodzi tego samego dnia.
Jak czytać zapytanie, zanim zaczniesz wyceniać?
Pierwszy błąd to wycena „na oko” bez sprawdzenia, czego klient naprawdę potrzebuje. Zanim otworzysz katalog, wyłuskaj z RFQ:
- Pozycje i parametry — DN/PN, materiał, norma, indeks producenta; oznacz linie niejednoznaczne.
- Ilości i jednostki — bez nich nie policzysz rabatu ilościowego ani kosztów dostawy.
- Termin — „pilne” vs „w ciągu miesiąca” zmienia dostępność i priorytet zapytań cenowych.
- Dostawa i płatność — wpływają na koszt i warunki oferty.
- Kontekst — projekt, uzupełnienie zapasu czy zamówienie powtarzalne (inny rabat, inna ważność oferty).
Jak dopasować pozycje i nie stracić czasu na dopytkach?
Gdy klient podał indeks — dopasowanie jest proste. Gdy opisał „kolano 90 fi 50 nierdzewka”, musisz zamienić opis na konkretną pozycję katalogową. Tu najczęściej ginie czas: ręczne szukanie w Excelu, dopytanie o PN albo materiał, czekanie na odpowiedź.
Dobra praktyka: najpierw wyceniaj linie jednoznaczne, a niejasne oznaczaj w szkicu jako „do potwierdzenia” z propozycją zamiennika. Nie blokuj całej oferty przez jedną niepewną pozycję — wyślij to, co możesz, z jasną adnotacją. Klient woli częściową, szybką ofertę niż ciszę przez trzy dni.
Jak domknąć cenę, dostępność i termin ważności?
Kompletna odpowiedź na RFQ zawiera cenę jednostkową (po rabacie grupy), status dostępności, termin dostawy dla pozycji na zamówienie oraz termin ważności oferty. Przy zmiennych cenach (np. stal) krótsza ważność chroni marżę; przy stabilnym asortymencie możesz dać 14–30 dni.
OferIQ skraca ten cykl: zapytanie z maila lub formularza zamienia na szkic oferty z dopasowanymi pozycjami i policzonymi cenami, a pozycje „na zapytanie” prowadzi w pętli zapytań cenowych do dostawców. Handlowiec akceptuje i wysyła — zamiast rozpisywać RFQ od zera. Więcej na stronie produktu (/produkt) oraz w porównaniu z arkuszem (/porownania/oferiq-vs-excel).