Co to jest zapytanie ofertowe i kiedy je wysłać?
Zapytanie ofertowe (RFQ, ang. Request for Quotation) to formalna prośba o wycenę konkretnych pozycji u dostawcy lub hurtowni. W obrocie B2B to pierwszy dokument cyklu sprzedaży: na jego podstawie handlowiec dobiera pozycje z katalogu, nalicza rabat grupy klienta i odsyła ofertę handlową.
Zapytanie wysyłasz, gdy masz już listę potrzeb — choćby opisową. Nie musisz znać indeksów katalogowych; im więcej parametrów podasz, tym mniej dopytek po stronie sprzedawcy. Różnica między dobrym a złym zapytaniem to zwykle różnica między ofertą tego samego dnia a tygodniem wymiany maili.
Co powinno zawierać zapytanie ofertowe?
Minimalny, kompletny zestaw informacji, który pozwala wycenić bez dopytywania, wygląda tak:
- Dane firmy i osoby kontaktowej — NIP, nazwa, e-mail, telefon (do warunków handlowych i rabatu grupy).
- Lista pozycji z parametrami — dla każdej: nazwa/typ, kluczowe parametry techniczne (np. średnica DN, ciśnienie PN, materiał, norma), ilość i jednostka.
- Termin realizacji — kiedy towar ma być u Ciebie; rozróżnij „pilne” od „w ciągu miesiąca”.
- Sposób i miejsce dostawy — odbiór osobisty, dostawa na adres, paleta vs paczka.
- Warunki handlowe — forma płatności, oczekiwany termin płatności, czy potrzebujesz oferty wiążącej cenowo.
- Kontekst — czy to wycena projektowa, uzupełnienie zapasu, czy zamówienie powtarzalne (wpływa na rabat).
Jak opisać parametry techniczne, żeby uniknąć pomyłki?
Najwięcej błędów w wycenie bierze się z niedoprecyzowanych parametrów. W instalacjach wod-kan-gaz kluczowe są średnica nominalna (DN) i ciśnienie nominalne (PN): „kolano 90° DN50 PN16, stal nierdzewna” to pozycja jednoznaczna, a „kolano 2 cale” już nie — bo nie wiadomo, czy chodzi o gwint, kołnierz, materiał i klasę ciśnienia.
Jeśli masz indeks producenta (np. symbol katalogowy JAFAR albo Kaczmarek), podaj go — to skraca dopasowanie do zera. Jeśli nie masz, opisz funkcję i parametry: materiał, wymiar, normę (PN-EN), wykonanie. Dla elektryki podaj przekrój żyły, napięcie znamionowe i typ izolacji; dla stali — gatunek, wymiar profilu i długość.
Wzór zapytania ofertowego do skopiowania
Poniższy szkielet możesz wkleić do maila i uzupełnić. Działa zarówno dla pojedynczej pozycji, jak i dla listy na kilkadziesiąt linii:
- Temat: Zapytanie ofertowe — [krótki opis], termin [data]
- Firma: [nazwa], NIP [______], kontakt: [imię, e-mail, tel.]
- Pozycje: 1) [nazwa + parametry DN/PN/materiał/norma] — [ilość] [jm]; 2) … ; 3) …
- Termin realizacji: [data / „pilne” / „w ciągu X dni”]
- Dostawa: [odbiór / adres dostawy]
- Płatność: [przelew X dni / przedpłata]
- Uwagi: [np. „proszę o ofertę wiążącą 14 dni”, „zamiennik akceptowalny”].
Jak wygląda zapytanie po stronie sprzedawcy?
Po drugiej stronie handlowiec musi zamienić Twój opis na konkretne pozycje katalogowe, dobrać zamienniki tam, gdzie czegoś brak, naliczyć rabat i sprawdzić dostępność. Przy zapytaniu opisowym na 30 pozycji to godziny pracy — i właśnie ten etap automatyzuje OferIQ: zapytanie w języku naturalnym (e-mail lub formularz) zamienia na szkic oferty z dopasowanymi pozycjami i policzonymi cenami, a handlowiec tylko akceptuje i wysyła.
Z perspektywy kupującego oznacza to szybszą odpowiedź. Z perspektywy hurtowni — że żadne zapytanie nie zostaje bez reakcji przez dwa dni, bo „nie było czasu rozpisać”. Jeśli prowadzisz dystrybucję materiałów instalacyjnych albo elektrycznych, zobacz jak to działa na stronie produktu OferIQ (/produkt) oraz w sekcji dla branży instalacyjnej (/branze/instalacje-wod-kan-gaz).